Hộ kinh doanh cần làm gì trước 2026 khi thuế khoán bị bãi bỏ, chuyển sang kê khai tự động
Từ 2026, hơn 5 triệu hộ kinh doanh tại Việt Nam, trong đó có nhiều hộ tại TPHCM, sẽ phải từ bỏ thuế khoán và áp dụng cơ chế tự kê khai thuế. Việc chuẩn bị hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán, tài khoản ngân hàng và kiểm kê hàng tồn là yếu tố then chốt để kê khai thuế đúng quy định.
Từ ngày 1/1/2026, hình thức thuế khoán dành cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ chính thức bị bãi bỏ, buộc hơn 5 triệu hộ kinh doanh trên toàn quốc phải chuyển sang cơ chế tự kê khai thuế, nộp thuế dựa trên doanh thu thực tế. Bà Lê Thị Duyên Hải, Phó tổng thư ký Hội Tư vấn Thuế, nhấn mạnh các hộ kinh doanh cần thực hiện đầy đủ 7 bước chuẩn bị, bao gồm kiểm kê, sổ sách kế toán, đăng ký hóa đơn điện tử và tài khoản ngân hàng riêng để tránh rủi ro vi phạm.
Bước 1: Xác định nhóm quy mô kinh doanh
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần rà soát doanh thu thực tế năm 2025 và dự kiến năm 2026 để xác định nhóm thuộc về mức thuế nào. Việc phân nhóm quyết định phương pháp tính thuế, chế độ kế toán và phần mềm hỗ trợ kê khai.
Cơ quan thuế dự kiến chia thành 4 nhóm: nhóm 1 dưới 500 triệu đồng/năm, nhóm 2 từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ, nhóm 3 từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ, nhóm 4 trên 50 tỷ. Nhóm 1 không phải chịu VAT và thuế thu nhập cá nhân nhưng vẫn phải kê khai doanh thu hàng năm một lần. Các nhóm còn lại phải chuẩn bị sổ sách, hóa đơn và phương pháp tính thuế phù hợp với doanh thu thực tế.
Bảng so sánh 4 nhóm hộ kinh doanh dự kiến được quản lý thuế từ 1/1/2026:
Đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng, cơ quan thuế đưa ra hai kịch bản kê khai: nếu doanh thu vượt ngưỡng vào cuối năm, kê khai và nộp phát sinh vào 31/1/2027; nếu doanh thu vượt ngưỡng trong nửa đầu năm, thời hạn kê khai rơi vào 30/6 hoặc 30/7/2026. Nhóm doanh thu từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng vẫn được lựa chọn cách tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, được giảm trừ 500 triệu đồng trước khi tính thuế. Nhóm doanh thu từ 3 tỷ trở lên áp dụng tính thuế TNCN trên lợi nhuận (doanh thu trừ chi phí), đồng thời chuẩn bị chứng từ đầu vào liên quan thuê mặt bằng, chi phí nhân công, vật liệu…
Đối với hộ mới bắt đầu kinh doanh năm 2026, thời hạn kê khai được áp dụng linh hoạt: hoạt động từ đầu năm kê khai tháng 7/2026, hoạt động cuối năm kê khai tháng 1/2027.
Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi
Với nhóm doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên, hàng tồn kho là yếu tố quan trọng để xác định chi phí đầu vào và tính lợi nhuận. Các nhóm doanh thu thấp hơn tính theo doanh thu, hàng tồn kho không ảnh hưởng trực tiếp đến thuế phải nộp nhưng vẫn cần kiểm kê để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa.
Đại diện Hội Tư vấn Thuế lưu ý: hàng tồn kho không có hóa đơn đầu vào vẫn có thể xuất hóa đơn khi bán ra tại thời điểm chuyển đổi. Các hộ kinh doanh cũng phải kê khai thuế VAT và thu nhập cá nhân theo đúng quy định.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh có doanh thu dự kiến từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Chuyên gia khuyến nghị cả những hộ đang áp dụng thuế khoán nên đăng ký sớm để làm quen thao tác, “tập dượt” trước khi quy định bắt buộc có hiệu lực. Việc đăng ký sớm cũng giúp hộ kinh doanh tại TPHCM và các tỉnh chủ động kiểm tra phần mềm, tránh trục trặc kỹ thuật khi kê khai.
Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán
Các hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng trở lên cần thiết lập hệ thống sổ sách kế toán từ đầu kỳ. Sổ sách này bao gồm ghi chép doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, chi phí vận hành, thuê mặt bằng, nhân công… Việc ghi chép đầy đủ giúp kê khai thuế chính xác và giảm rủi ro kiểm tra sau này.
Bước 5: Cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh, thuế
Hộ kinh doanh phải rà soát và cập nhật thông tin tại cơ quan thuế hoặc qua cổng dịch vụ công quốc gia. Hộ không đăng ký kinh doanh đối diện rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời thu nhập có thể bị tính theo biểu lũy tiến cao đến 35%, thay vì mức thuế riêng dành cho hộ kinh doanh.
Ví dụ, giáo viên dạy thêm nếu nhận thù lao mà không đăng ký hộ kinh doanh sẽ bị tính thu nhập theo tiền lương, chịu thuế lũy tiến tối đa. Đăng ký hộ kinh doanh sẽ giúp áp dụng cơ chế thuế riêng, thường có lợi hơn nhiều.
Bước 6: Đăng ký tài khoản ngân hàng riêng
Cá nhân và hộ kinh doanh cần mở hoặc chỉ định tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh, khai báo với cơ quan thuế từ đầu năm 2026. Tài khoản này có thể đứng tên chủ hộ hoặc thành viên hợp pháp. Việc tách biệt tài khoản cá nhân và kinh doanh giúp tránh hai rủi ro: cơ quan thuế ấn định doanh thu hoặc tính thuế toàn bộ dòng tiền nhập vào tài khoản, có thể coi là thu nhập chưa kê khai, dấu hiệu trốn thuế.
Bước 7: Khai thuế với hoạt động kinh doanh
Hộ kinh doanh phải khai thuế theo tờ khai trên ứng dụng eTax Mobile, chuẩn hóa mã số thuế cá nhân và sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử. Hộ doanh thu dưới 50 tỷ đồng kê khai kỳ đầu tiên quý I/2026, nộp trước 30/4/2026. Dù thời hạn kê khai muộn hơn, các hộ kinh doanh vẫn phải chuẩn bị sổ sách, hóa đơn, chứng từ từ 1/1/2026.
Chuyên gia khuyến nghị: "Từ tháng 1 đến 4/2026 là thời điểm quan trọng để rà soát chứng từ, doanh thu, chi phí, đảm bảo kê khai thuế chính xác theo thực tế, tránh sai sót và rủi ro pháp lý."
Ngoài ra, bà Hải nhấn mạnh với các hộ kinh doanh tại TPHCM rằng việc áp dụng sớm hóa đơn điện tử và chuẩn bị sổ sách kế toán minh bạch sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro kiểm tra thuế và thuận lợi khi vay vốn ngân hàng, tham gia hợp đồng kinh doanh hoặc đấu thầu.
Việc chuẩn bị từ sớm cũng giúp các hộ mới kinh doanh trong năm 2026 chủ động lập báo cáo kê khai thuế đúng kỳ, tránh bị ấn định thuế. Các hộ đã hoạt động lâu năm cũng cần tổng hợp báo cáo 2025 để xác định nhóm doanh thu và áp dụng phương pháp tính thuế phù hợp.
Từ 2026, hơn 5 triệu hộ kinh doanh sẽ bước sang cơ chế tự kê khai thuế, đồng nghĩa việc chuẩn bị từ sớm về doanh thu, hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán, tài khoản ngân hàng và hàng tồn kho là bắt buộc. Việc này không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, xử phạt mà còn tối ưu hóa lợi ích thuế, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh tại TPHCM và toàn quốc.
