IBM Docs - một tiện ích văn phòng trực tuyến sử dụng công nghệ lưu trữ đám mây tương tự như Google Docs. Với công cụ trực tuyến này, bạn có thể quản lý, tạo mới hoặc chỉnh sửa văn bản, bảng tính hay slide trình chiếu ngay trên nền web. Điểm hay của các dịch vụ văn phòng trực tuyến là tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ theo thời gian thực do đó bạn sẽ không còn lo sợ mất dữ liệu đang làm nếu có trường hợp bất trắc xảy ra.
Để có thể sử dụng được IBM Docs, bạn cần đăng ký một tài khoản. Bạn có thể truy cập vào trang chủ của dịch vụ tại đây và nhấn vào liên kết Sign Up ở góc trên bên phải giao diện chính để tiến hành đăng ký.
Thủ tục đăng ký tương đối rờm rà nhưng không quá khó, sau khi điền thông tin cơ bản ở bước đầu, bạn kiểm tra hộp thư đã đăng ký để xác nhận (không được sử dụng các dịch vụ mail như gmail hay yahoo, bạn có thể sử dụng mail zing), sau khi đã xác nhận email bạn sẽ được yêu cầu nhập vài thông tin cá nhân cũng như khởi tạo mật khẩu.
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, bạn tiến hành đăng nhập thông qua liên kết Sign in ở góc trên bên phải rồi quay lại trang chính của dịch vụ nhấn vào nút Launch để bắt đầu sử dụng dịch vụ IDM Docs.
Bạn sẽ được chuyển đến giao diện làm việc chính của IBM Docs. Tại đây bạn có thể quản lý dữ liệu, tạo mới, chỉnh sửa vào chia sẻ tài liệu của mình với bạn bè.
Trên thanh menu chính ở cột bên trái IBM Docs cung cấp cho bạn các chức năng quản lý như sau: Pinned Files (quản lý các tài liệu được đánh dấu), My Files (quản lý tất cả tài liệu của bạn có trên IBM Docs), Shared With Me (quản lý những tài liệu bạn được chia sẻ), Shared By Me (quản lý những tài liệu bạn chia sẻ với người khác), Public Files (nơi những tài liệu bạn chia sẻ công khai theo thư mục), Trash (thùng rác chứa các tài liệu đã xóa) và Pinned Folders (quản lý tài liệu theo thư mục).
Để upload một tài liệu lên IBM Docs, tại màn hình làm việc bạn nhấp chuột vào nút Upload a File sau đó chọn tập tin cần upload và nhấn vào Upload để tiến hành upload.
Còn để tạo mới một tập tin trên IBM Docs, bạn nhấn chuột vào nút New sau đó chọn Document (tài liệu văn bản tương tự Word), Preadsheet (bảng tính tương tự Excel) hay Presentation (tạo slide trình chiếu) rồi đặt tên cho tập tin và nhấn Create để lưu lại.
Cũng tương tự như Google Docs, IBM Docs cũng có 2 chế độ chia sẻ tài liệu là chia sẻ công khai và chia sẻ cá nhân. Để thiết lập chế độ chia sẻ, trước tiên bạn nhấn vào liên kết more ở ngoài cùng của tập tin cần chia sẻ và nhấn Share. Bạn sẽ có 2 sự lựa chọn:
- People/Communities: chia sẻ cho một ai đó hoặc một nhóm nhất định, đối với chế độ này bạn cần phải thiết lập thêm các thuộc tính cho đối tượng cần chia sẻ như chỉ có thể đọc, có thể chỉnh sửa... bạn cần thiết lập email của những người được chia sẻ.
- Public: đây là chế độ chia sẻ công khai nghĩa là bất kỳ ai nhận được link chia sẻ của tập tin đều có quyền xem và chỉnh sửa tập tin đó.
Đây là bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến mới, còn trong giai đoạn thử nghiệm nên còn ẩn chứa nhiều lỗi, trong quá trình dùng thử nhận thấy rằng đôi lúc tải về một tập tin gặp trường hợp bị mất dữ liệu.
